Co to jest podanie o przedłużenie umowy?
Podanie o przedłużenie umowy to oficjalny dokument składany przez pracownika, który chce kontynuować zatrudnienie po zakończeniu obecnej umowy. Najczęściej dotyczy to umów na czas określony, które wymagają formalnej zgody pracodawcy na ich przedłużenie lub przekształcenie w umowę na czas nieokreślony.
Takie podanie może być wymagane przez dział kadr lub samego przełożonego, zwłaszcza jeśli decyzja o dalszym zatrudnieniu nie została jeszcze podjęta. Stanowi ono również wyraz zaangażowania pracownika i chęci kontynuowania współpracy.
Podanie powinno być napisane w sposób formalny, zwięzły i rzeczowy – liczy się nie tylko treść, ale też forma i styl wypowiedzi.
Jakie informacje zawrzeć w podaniu?
Skuteczne podanie o przedłużenie umowy powinno zawierać kilka kluczowych elementów: dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko), dane pracodawcy lub działu kadr, datę złożenia podania oraz nagłówek („Podanie o przedłużenie umowy”).
W treści warto zaznaczyć, do kiedy obowiązuje aktualna umowa oraz jakiego rodzaju przedłużenia dotyczy prośba – czy chodzi o kolejną umowę na czas określony, czy przekształcenie jej w umowę na czas nieokreślony. Warto dodać także krótkie uzasadnienie – np. dobre wyniki pracy, zaangażowanie, pozytywną współpracę z zespołem.
Podanie należy zakończyć zwrotem grzecznościowym i własnoręcznym podpisem. W wersji elektronicznej można dodać skan podpisu lub przesłać dokument z zachowaniem formalnego stylu e-maila.
Przykładowe wzory podań o przedłużenie umowy
Wzór 1 – ogólny:
Szanowni Państwo,
Zwracam się z uprzejmą prośbą o przedłużenie mojej umowy o pracę, która obowiązuje do dnia [data]. Pragnę nadal kontynuować pracę na stanowisku [stanowisko], wyrażając gotowość do dalszego zaangażowania w rozwój firmy.
Z poważaniem,
[Imię i nazwisko]
Wzór 2 – bardziej formalny, z uzasadnieniem:
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Data]
Do: [Nazwa firmy / Dział Kadr]
Zwracam się z uprzejmą prośbą o przedłużenie mojej umowy o pracę, zawartej dnia [data], która wygasa z dniem [data]. W trakcie dotychczasowej współpracy wykonałem powierzone obowiązki z należytą starannością oraz osiągnąłem dobre wyniki, co potwierdzają przełożeni.
Będę wdzięczny za pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
Z poważaniem,
[Podpis]
Najczęstsze błędy w podaniach
Jednym z najczęstszych błędów jest brak konkretów – nie podanie daty obowiązywania umowy, stanowiska czy formy oczekiwanego przedłużenia. Takie braki mogą opóźnić rozpatrzenie podania lub spowodować jego odrzucenie.
Innym błędem jest nieformalny język – zbyt potoczny ton może zostać odebrany jako brak profesjonalizmu. Należy unikać skrótów, emotikonów, kolokwializmów. Dokument powinien być przejrzysty, z zachowaniem formy oficjalnej.
Niedbalstwo językowe, błędy ortograficzne, gramatyczne czy stylistyczne również obniżają wiarygodność podania. Warto przed złożeniem dokumentu sprawdzić go kilka razy lub poprosić kogoś o przeczytanie.
Porady dotyczące pisania podań
Po pierwsze, zadbaj o czytelność i przejrzystość – dokument powinien być krótki (maksymalnie jedna strona), z jasną strukturą i logicznym układem. Najlepiej użyć prostego, oficjalnego języka.
Po drugie, przygotuj się wcześniej – sprawdź dokładnie dane z umowy, terminy, stanowisko i wszelkie szczegóły, które powinny się znaleźć w dokumencie. Unikaj ogólników, podaj konkretne argumenty za przedłużeniem.
Po trzecie, pamiętaj o estetyce – użyj jednego fontu, unikaj ozdobników, zadbaj o odpowiednie marginesy i podpis. Tak przygotowane podanie zostawi dobre wrażenie i zwiększy szansę na pozytywne rozpatrzenie.